Правила документального оформлення автомобільних вантажних перевезень викладені у Законі України “Про автомобільний транспорт”.
Розрізняють внутрішні та міжнародні вантажні перевезення.
Для виконання внутрішніх вантажних перевезень необхідна наявність таких документів:
1) для перевізника: документ, що підтверджує використання транспортного засобу на законних підставах;
2) для водія:
– посвідчення водія відповідної категорії,
– реєстраційні документи на транспортний засіб,
– товарно-транспортна накладна.
У випадку перевезення небезпечних вантажів додатково вимагаються:
1) для перевізника: ліцензія на надання відповідних послуг;
2) для водія:
– свідоцтво про допущення транспортного засобу до перевезень небезпечних вантажів;
– свідоцтво про підготовку водіїв транспортних засобів, які перевозять небезпечні вантажі;
– інструкції на випадок аварії або надзвичайної ситуації.
У випадку перевезення великогабаритних та важких вантажів додатково необхідна наявність дозволу, який дає право на рух автомобільними дорогами України або документу про внесення плати за проїзд важких (великогабаритних) транспортних засобів, якщо перевищення встановлених законодавчих обмежень складає менше 7%.
Замовник і виконавець вантажних автомобільних перевезень повинні підтвердити факт відносин укладанням договору про перевезення (договору, накладної, квитанції тощо). Цей документ в обов’язковому порядку повинен містити найменування і місцезнаходження сторін, найменування і кількість вантажу, його пакування, умови та строки перевезення, місце і час призначення і розвантаження, вартість перевезення та інші умови.
До міжнародних транспортних перевезень небезпечних вантажів допускаються резиденти України, досвід роботи яких у галузі внутрішніх вантажних перевезень на договірних умовах складає більше трьох років.
Різні документи вимагаються при виконанні міжнародних автомобільних вантажних перевезень в залежності від громадянства перевізника.
При виконанні міжнародних перевезень вантажів резиденти України зобов’язані пред’являти:
– дозволи інших країн, територією яких буде виконуватись перевезення;
– дозвіл про узгодження умов і режимів перевезень у випадку перевищення вагових або габаритних обмежень або документ про внесення плати за проїзд важких (великогабаритних) транспортних засобів, якщо перевищення встановлених законодавчих обмежень складає менше 7%;
– свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу;
– сертифікат відповідності транспортного засобу вимогам безпеки руху та екологічної безпеки країн слідування;
– документи на вантаж.
При виконанні міжнародних перевезень вантажів нерезиденти України повинні мати:
– дозвіл України;
– дозвіл про узгодження умов і режимів перевезень у випадку перевищення вагових або габаритних обмежень або документ про внесення плати за проїзд важких (великогабаритних) транспортних засобів, якщо перевищення встановлених законодавчих обмежень складає менше 7%;
– свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу;
– сертифікат відповідності транспортного засобу вимогам законодавства України щодо безпеки руху та екологічної безпеки;
– документи на вантаж.
Основним документом на вантаж є товарно-транспортна накладна. В залежності від типу вантажу до основного документу можуть додаватись ветеринарні, санітарні сертифікати, сертифікати якості, свідоцтва, довідки, паспорти тощо.
Транзит вантажів супроводжується міжнародною накладною CMR, складеною мовою міжнародного спілкування. Крім цього документу в наявності можуть бути рахунок-фактура (Invoice), пакувальний лист (специфікація), вантажна відомість, книжка МДП (Carnet TIR), карнет ATA (Carnet ATA) тощо.
